Pravila privatnosti

1. Tko je odgovoran

Voditelj obrade je HAZEL LABS, računalniško programiranje, d.o.o., Litostrojska cesta 42B, 1000 Ljubljana, Slovenija. Matični broj: 9041265000. PDV identifikacijski broj: SI33997250. Kontakt za pitanja privatnosti: info@thelooma.io.

Nismo imenovali službenika za zaštitu podataka. Obrada opisana u ovim pravilima ne ispunjava uvjete iz članka 37. Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR). Ako se to promijeni, imenovat ćemo ga i to navesti ovdje.

2. Koje podatke prikupljamo

Sljedeće podatke prikupljamo kada su relevantni za način na koji koristite web stranicu ili platformu:

• Kada rezervirate razgovor: vaše ime, e-mail adresu, sve što upišete u obrazac za rezervaciju i odabrani termin.
• Kada nam pišete na WhatsApp: vaš broj telefona i poruke koje pošaljete.
• Kada koristite kontaktni obrazac na web stranici: vaše ime, e-mail adresu, tvrtku ako je navedete, poruku i stranicu s koje ste je poslali.
• Kada koristite platformu: podatke o vašem računu i radnom prostoru, ulogu pristupa, upute koje unosite, datoteke, odobrenja, postavke, zapise o aktivnostima i sadržaj potreban za funkcije koje koristite.
• Kada povežete neku uslugu: podatke o povezivanju i ovlaštenje potrebno za njezino korištenje. Pristupne podatke i tokene koristimo samo za uspostavu veze i ne objavljujemo ih.
• Ako prihvatite analitiku: stranice koje pregledavate, kako ste došli na stranicu, približnu lokaciju određenu iz vaše IP adrese, vaš uređaj i preglednik te interakcije poput klikova i pomicanja stranice.
• Ako prihvatite mjerenje oglašavanja: preglede stranica i radnje poput otvaranja ili rezervacije razgovora, zajedno s identifikatorima preglednika i kampanje koje koristi Meta.

3. Za što ih koristimo

• Za odgovaranje na upite, dogovaranje razgovora i pripremu ponude.
• Za otvaranje i administriranje računa na platformi, postavljanje radnih prostora, pružanje zatraženih funkcija agenata, podršku korisnicima i vođenje revizijskih i sigurnosnih zapisa.
• Za mjerenje i poboljšanje web stranice, ako ste dali privolu za analitiku.
• Za mjerenje odaziva na oglase i kampanje, ako ste dali privolu za mjerenje oglašavanja.
• Za sprječavanje zlouporabe, zaštitu usluge, provedbu ugovora i ispunjavanje zakonskih obveza.

4. Pravne osnove

• Privola, članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a: analitika i mjerenje oglašavanja. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku.
• Radnje prije sklapanja ugovora i izvršavanje ugovora, članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a: upiti, rezervacije, prijedlozi suradnje, računi na platformi i pružanje dogovorenih usluga.
• Legitimni interes, članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a: sigurnost usluge, sprječavanje zlouporabe, podrška, nužna poslovna evidencija i poboljšanje dijelova usluge koji ne prate korisnike, uz odvagivanje s vašim pravima.
• Pravna obveza, članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a: evidencija i otkrivanje podataka koje zahtijeva zakon, uključujući računovodstvenu evidenciju nakon što postanete klijent.

5. Kolačići i slični oblici pohrane

Vaš izbor kolačića spremamo u lokalnu pohranu preglednika pod ključem thelooma-consent. To je nužno kako bismo zapamtili jeste li prihvatili ili odbili pojedinu neobveznu svrhu. Zapis ostaje dok svoj izbor ne promijenite ili ne izbrišete pohranu preglednika.

Prije nego što odaberete, ne učitava se ništa što vas mjeri. Analitiku i mjerenje oglašavanja možete dopustiti zasebno. U postavkama kolačića u podnožju stranice svaki od tih izbora možete u bilo kojem trenutku promijeniti ili povući.

• Google Analytics 4, analitika: _ga i _ga_G-F179GE45DL, obično do 2 godine, razlikuju posjetitelje i čuvaju stanje sesije.
• Microsoft Clarity, analitika: _clck i _clsk te Microsoftovi identifikatori poput CLID, ANONCHK, MR, MUID i SM. Povezuju preglede stranica, snimke sesija i toplinske karte. Uobičajeno trajanje kreće se od trajanja sesije preglednika do 1 godine.
• Meta Pixel, mjerenje oglašavanja: _fbp i povezani Metini identifikatori, obično do 3 mjeseca, mjere preglede stranica i radnje nakon posjeta s oglasa ili kampanje.
• Oznake kampanje, mjerenje oglašavanja: thelooma-consent-utm u pohrani sesije, čuva se samo tijekom trenutne sesije preglednika i prosljeđuje Calendlyju ako rezervirate razgovor.

6. Analitika i mjerenje oglašavanja

Ako dopustite analitiku, Google Analytics 4 mjeri posjete i događaje, a Microsoft Clarity bilježi interakcije te izrađuje snimke sesija i toplinske karte. Polja obrazaca u Clarityju su skrivena. Podaci o događajima i korisnicima u Google Analyticsu postavljeni su tako da se čuvaju 14 mjeseci.

Ako dopustite mjerenje oglašavanja, Meta Pixel bilježi preglede stranica i odabrane radnje poput otvaranja ili rezervacije razgovora. Oznake kampanje čuvaju se tijekom sesije preglednika kako bi se mogle proslijediti Calendlyju.

Ako odbijete neku kategoriju, njezine se skripte ne učitavaju. Povlačenje prethodnog izbora zaustavlja daljnje prikupljanje, briše vlastite kolačiće za mjerenje koje možemo izbrisati i ponovno učitava stranicu bez odbijenih alata. Kolačiće pod kontrolom pružatelja usluga možete ukloniti i u postavkama preglednika.

7. Upiti, rezervacije i poruke

Poruke poslane putem obrasca na web stranici stižu na platformu thelooma i postaju dolazni upit koji pregledava osoba. Slanjem obrasca ne uključujemo vas u automatizirani slijed poruka.

Calendly obrađuje podatke o rezervaciji u naše ime, a neke podatke može obrađivati i prema vlastitim pravilima privatnosti. WhatsAppom upravlja Meta, koja primjenjuje vlastite uvjete kada nam odlučite pisati tim putem.

8. Platforma i podaci klijenata

Za administriranje računa, naplatu, sigurnost i naš izravan odnos s korisnicima platforme Hazel Labs je voditelj obrade.

Za osobne podatke koje klijent unese u svoj radni prostor ili za koje zatraži da ih agent obrađuje o njegovim kupcima, potencijalnim kupcima ili zaposlenicima, svrhu i sredstva obrade u pravilu određuje klijent. Hazel Labs je tada izvršitelj obrade i podatke koristi samo za pružanje dogovorene usluge, podršku i zaštitu te za postupanje po zakonitim uputama klijenta.

Klijent je odgovoran za to da ispitanicima pruži sve potrebne obavijesti i da ima pravnu osnovu za podatke i aktivnosti koje traži da platforma obrađuje.

9. Tko prima podatke

Vaše osobne podatke ne prodajemo. Sljedeći ih pružatelji usluga obrađuju u naše ime ili kao dio usluge koju ste sami odabrali koristiti:

• Neoserv, Slovenija: smještaj (hosting) web stranice, platforme i baze podataka.
• Calendly, Sjedinjene Američke Države: obrazac za rezervaciju i kalendar koji stoji iza njega.
• Google za Analytics 4, Microsoft za Clarity i Meta za Pixel: samo za svrhu koju prihvatite.
• Meta za WhatsApp, ako nam se javite tim putem.
• Backblaze, Europska unija: pohrana medijskih datoteka i šifriranih sigurnosnih kopija koje koristi platforma.
• Pružatelj modela, objavljivanja, oglašavanja, e-pošte, smještaja (hostinga), podataka o potencijalnim kupcima ili druge integracije koju klijent odabere ili odobri za svoj radni prostor. Točni pružatelji ovise o povezanim funkcijama i navedeni su u ugovoru s klijentom ili u informacijama o podizvršiteljima obrade.

10. Međunarodni prijenosi

Web stranica i osnovni dio platforme smješteni su u Sloveniji. Neki pružatelji usluga obrađuju podatke u Sjedinjenim Američkim Državama ili drugim zemljama izvan Europskog gospodarskog prostora.

Calendly, Google, Microsoft i Meta navode da sudjeluju u Okviru za privatnost podataka između EU-a i SAD-a (EU-US Data Privacy Framework). Njihovi mjerodavni uvjeti o podacima također koriste standardne ugovorne klauzule Europske komisije ondje gdje se Okvir ne primjenjuje. Ostali prijenosi temelje se na odluci o primjerenosti, standardnim ugovornim klauzulama ili drugoj zaštitnoj mjeri dopuštenoj poglavljem V. GDPR-a.

11. Koliko dugo ih čuvamo

Upite i zapise o rezervacijama iz kojih ne nastane odnos s klijentom čuvamo najdulje 24 mjeseca od posljednjeg sadržajnog kontakta, a zatim ih brišemo ili anonimiziramo, osim ako su potrebni za pravni zahtjev.

Podatke o računu i radnom prostoru na platformi čuvamo dok je usluga aktivna, a zatim s njima postupamo u skladu s ugovorom s klijentom, uključujući dogovorene rokove za izvoz i brisanje. Sigurnosne i revizijske zapise čuvamo samo onoliko dugo koliko je razumno potrebno za zaštitu usluge i utvrđivanje onoga što se dogodilo.

Podaci o događajima i korisnicima u Google Analyticsu čuvaju se 14 mjeseci. Trajanje kolačića i pohrane preglednika navedeno je u točki 5. Računovodstvenu i ugovornu dokumentaciju čuvamo onoliko dugo koliko to zahtijeva slovensko pravo.

12. Vaša prava

Prema GDPR-u od nas možete zatražiti da:

• vam damo kopiju osobnih podataka koje o vama čuvamo (pravo na pristup)
• ih ispravimo ako su netočni ili nepotpuni (pravo na ispravak)
• ih izbrišemo (pravo na brisanje)
• ograničimo njihovu upotrebu (pravo na ograničenje obrade) ili da uvažimo vaš prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu (pravo na prigovor)
• ih pošaljemo vama ili nekome drugome u strojno čitljivom obliku (pravo na prenosivost podataka)
• uvažimo povlačenje privole koju ste dali, što ne utječe na obradu provedenu prije povlačenja

13. Kako nas kontaktirati i kome se žaliti

Zahtjev u vezi s privatnošću pošaljite na info@thelooma.io. Možete pisati i na adresu Hazel Labs d.o.o., Litostrojska cesta 42B, 1000 Ljubljana. Odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, u pravilu u roku od mjesec dana.

Ako smatrate da smo s vašim podacima postupali nepravilno, možete podnijeti pritužbu Informacijskom povjereniku Republike Slovenije na ip-rs.si ili nadzornom tijelu u državi u kojoj živite.

14. Sigurnost i djeca

Koristimo kontrolu pristupa, šifrirane veze, zaštitu pristupnih podataka, sigurnosne kopije i bilježenje zapisa primjereno usluzi. Nijedna usluga ne može biti potpuno sigurna, pa nam, ako posumnjate na problem, što prije pišite na info@thelooma.io.

Web stranica i platforma namijenjene su tvrtkama, a ne djeci. Svjesno ne prikupljamo osobne podatke osoba mlađih od 16 godina.

15. Izmjene ovih pravila

Ovu stranicu možemo ažurirati. Datum na vrhu označava posljednju izmjenu. Ako je promjena za vas važna, to ćemo navesti na stranici, a ne samo promijeniti datum.