Politika zasebnosti

1. Kdo je odgovoren

Upravljavec je HAZEL LABS, računalniško programiranje, d.o.o., Litostrojska cesta 42B, 1000 Ljubljana, Slovenija. Matična številka: 9041265000. ID za DDV: SI33997250. Kontakt za zasebnost: info@thelooma.io.

Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali. Obdelava, opisana tukaj, ne izpolnjuje pogojev iz 37. člena GDPR. Če se to spremeni, jo bomo imenovali in to zapisali tukaj.

2. Kaj zbiramo

Zbiramo naslednje podatke, kadar so pomembni za vaš način uporabe spletne strani ali platforme:

• Ko rezervirate klic: ime, e-poštni naslov, kar vpišete v obrazec, in izbrani termin.
• Ko nam pišete na WhatsApp: telefonsko številko in vsebino sporočil.
• Ko uporabite kontaktni obrazec: ime, e-poštni naslov, podjetje, če ga vpišete, vsebino sporočila in stran, s katere ste ga poslali.
• Ko uporabljate platformo: podatke o računu in delovnem prostoru, vlogo dostopa, navodila, datoteke, potrditve, nastavitve, zapise dejavnosti in vsebino, ki je potrebna za funkcije, ki jih uporabljate.
• Ko povežete storitev: podatke o povezavi in pooblastilo, ki sta potrebna za njeno uporabo. Prijavne podatke in žetone uporabimo samo za zagotavljanje povezave in jih ne objavimo.
• Če sprejmete analitiko: katere strani ste si ogledali, od kod ste prišli, približno lokacijo iz naslova IP, napravo in brskalnik ter interakcije, kot sta klik in pomikanje po strani.
• Če sprejmete merjenje oglaševanja: oglede strani in dejanja, kot sta odprtje in rezervacija klica, skupaj z identifikatorji brskalnika in kampanje, ki jih uporablja Meta.

3. Za kaj podatke uporabljamo

• Za odgovor na povpraševanje, ureditev klica in pripravo ponudbe.
• Za ustvarjanje in upravljanje računov platforme, nastavitev delovnih prostorov, zagotavljanje zahtevanih funkcij agentov, podporo uporabnikom ter vodenje varnostnih in revizijskih zapisov.
• Za merjenje in izboljšanje spletne strani, če privolite v analitiko.
• Za merjenje odziva na oglase in kampanje, če privolite v merjenje oglaševanja.
• Za preprečevanje zlorab, zaščito storitve, izvajanje pogodb in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

4. Pravne podlage

• Privolitev, člen 6(1)(a): analitika in merjenje oglaševanja. Privolitev lahko kadar koli prekličete.
• Ukrepi pred sklenitvijo pogodbe in izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b): povpraševanja, rezervacije, ponudbe, računi platforme in izvajanje dogovorjenih storitev.
• Zakoniti interes, člen 6(1)(f): varnost storitve, preprečevanje zlorab, podpora, potrebne poslovne evidence in izboljšanje delov storitve brez sledenja, ob upoštevanju vaših pravic.
• Zakonska obveznost, člen 6(1)(c): evidence in razkritja, ki jih zahteva zakon, vključno z računovodskimi evidencami, ko postanete stranka.

5. Piškotki in podobna shramba

Izbiro piškotkov shranimo v lokalno shrambo pod ključem thelooma-consent. Ta zapis je nujen, da si zapomnimo, ali ste posamezen neobvezni namen sprejeli ali zavrnili. Ostane, dokler izbire ne spremenite ali izbrišete shrambe brskalnika.

Pred vašo izbiro se ne naloži nič, kar vas meri. Analitiko in merjenje oglaševanja lahko dovolite ločeno. V nastavitvah piškotkov v nogi strani lahko kadar koli spremenite ali prekličete posamezno izbiro.

• Google Analytics 4, analitika: _ga in _ga_G-F179GE45DL, običajno do 2 leti, razlikujeta obiskovalce in ohranita stanje seje.
• Microsoft Clarity, analitika: _clck in _clsk ter Microsoftovi identifikatorji, kot so CLID, ANONCHK, MR, MUID in SM. Povezujejo oglede strani, posnetke sej in toplotne karte. Običajno trajajo od konca seje brskalnika do 1 leta.
• Meta Pixel, merjenje oglaševanja: _fbp in povezani identifikatorji Meta, običajno do 3 mesece, merijo oglede strani in dejanja po obisku iz oglasa ali kampanje.
• Oznake kampanje, merjenje oglaševanja: thelooma-consent-utm v sejni shrambi, samo za trenutno sejo brskalnika in posredovane Calendlyju, če rezervirate klic.

6. Analitika in merjenje oglaševanja

Če dovolite analitiko, Google Analytics 4 meri obiske in dogodke, Microsoft Clarity pa snema interakcije ter ustvarja posnetke sej in toplotne karte. Polja obrazcev so v storitvi Clarity zakrita. Podatki o dogodkih in uporabnikih v Google Analytics so nastavljeni na 14 mesecev hrambe.

Če dovolite merjenje oglaševanja, Meta Pixel beleži oglede strani in izbrana dejanja, kot sta odprtje in rezervacija klica. Oznake kampanje se ohranijo za sejo brskalnika, da jih lahko posredujemo Calendlyju.

Zavrnjena kategorija prepreči nalaganje njenih skriptov. Preklic prejšnje izbire ustavi prihodnje zbiranje, izbriše lastne merilne piškotke, ki jih lahko izbrišemo, in ponovno naloži stran brez zavrnjenih orodij. Piškotke pod nadzorom ponudnikov lahko odstranite tudi v nastavitvah brskalnika.

7. Povpraševanja, rezervacije in sporočila

Sporočilo iz spletnega obrazca gre v platformo thelooma in postane vhodno povpraševanje, ki ga pregleda človek. Oddaja obrazca vas ne vključi v samodejno zaporedje sporočil.

Calendly obdeluje podatke rezervacije za nas, nekatere podatke pa lahko obdeluje tudi po svoji politiki zasebnosti. WhatsApp upravlja Meta in ob vaši izbiri tega kanala veljajo tudi njihovi pogoji.

8. Platforma in podatki strank

Za upravljanje računov, obračunavanje, varnost in neposreden odnos z uporabniki platforme je Hazel Labs upravljavec.

Za osebne podatke, ki jih stranka vnese v svoj delovni prostor ali jih agent po njenem naročilu obdeluje o strankah, možnih strankah ali zaposlenih, namen in sredstva praviloma določa stranka. Hazel Labs je takrat obdelovalec in podatke uporablja samo za dogovorjeno storitev, podporo in zaščito ter za izvajanje zakonitih navodil stranke.

Stranka mora posameznikom zagotoviti zahtevana obvestila ter imeti pravno podlago za podatke in dejavnosti, ki jih preda platformi.

9. Kdo prejme podatke

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo. Ti ponudniki jih obdelujejo za nas ali kot del storitve, ki ste jo izbrali sami:

• Neoserv, Slovenija: gostovanje spletne strani, platforme in podatkovne zbirke.
• Calendly, Združene države Amerike: obrazec za rezervacijo in koledar za njim.
• Google za Analytics 4, Microsoft za Clarity in Meta za Pixel: samo za namen, ki ga sprejmete.
• Meta za WhatsApp, če nam pišete po tej poti.
• Backblaze, Evropska unija: medijske datoteke in šifrirane varnostne kopije platforme.
• Ponudnik modela, objavljanja, oglaševanja, e-pošte, gostovanja, podatkov o možnih strankah ali druge povezave, ki ga stranka izbere ali odobri za svoj delovni prostor. Natančni ponudniki so odvisni od povezanih funkcij in so navedeni v pogodbi s stranko ali informacijah o podobdelovalcih.

10. Mednarodni prenosi

Spletna stran in jedro platforme gostujeta v Sloveniji. Nekateri ponudniki podatke obdelujejo v Združenih državah Amerike ali drugih državah zunaj Evropskega gospodarskega prostora.

Calendly, Google, Microsoft in Meta navajajo sodelovanje v okviru EU-ZDA za varstvo podatkov. Njihovi veljavni pogoji za podatke uporabljajo tudi standardna pogodbena določila Evropske komisije, kadar se okvir ne uporablja. Drugi prenosi temeljijo na sklepu o ustreznosti, standardnih pogodbenih določilih ali drugem varovalu iz V. poglavja GDPR.

11. Kako dolgo jih hranimo

Povpraševanja in zapise o rezervacijah, iz katerih ne nastane odnos s stranko, hranimo največ 24 mesecev po zadnjem vsebinskem stiku, nato jih izbrišemo ali anonimiziramo, razen če jih potrebujemo za pravni zahtevek.

Podatke računa in delovnega prostora platforme hranimo, dokler je storitev aktivna, nato pa ravnamo po pogodbi s stranko, vključno z dogovorjenim izvozom in roki izbrisa. Varnostne in revizijske zapise hranimo samo toliko časa, kolikor je razumno potrebno za zaščito storitve in ugotavljanje dogodkov.

Podatki o dogodkih in uporabnikih v Google Analytics se hranijo 14 mesecev. Trajanja piškotkov in shrambe brskalnika so navedena v 5. točki. Računovodske in pogodbene evidence hranimo toliko časa, kolikor zahteva slovenska zakonodaja.

12. Vaše pravice

Po GDPR lahko od nas zahtevate, da:

• vam damo kopijo osebnih podatkov, ki jih o vas hranimo
• jih popravimo, če so napačni ali nepopolni
• jih izbrišemo
• omejimo njihovo uporabo ali da ugovarjate uporabi na podlagi zakonitega interesa
• vam jih pošljemo, vam ali komu drugemu, v strojno berljivi obliki
• prekličete dano privolitev, kar ne vpliva na obdelavo pred preklicem

13. Kako nas dosežete in kam se pritožite

Zahtevo glede zasebnosti pošljite na info@thelooma.io. Pišete lahko tudi podjetju Hazel Labs d.o.o., Litostrojska cesta 42B, 1000 Ljubljana. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja in praviloma v enem mesecu.

Če menite, da smo z vašimi podatki ravnali slabo, se lahko pritožite Informacijskemu pooblaščencu Republike Slovenije na ip-rs.si ali nadzornemu organu v državi, kjer živite.

14. Varnost in otroci

Uporabljamo nadzor dostopa, šifrirane povezave, zaščito prijavnih podatkov, varnostne kopije in beleženje, primerno storitvi. Popolne varnosti ni mogoče zagotoviti, zato nam ob sumu težave čim prej pišite na info@thelooma.io.

Spletna stran in platforma sta namenjeni podjetjem in ne otrokom. Osebnih podatkov oseb, mlajših od 16 let, zavestno ne zbiramo.

15. Spremembe te politike

To stran lahko posodobimo. Datum na vrhu pomeni zadnjo spremembo. Če bo sprememba za vas pomembna, bomo to zapisali na strani in ne bomo samo spremenili datuma.